ERP LÀ GÌ?

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP viết tắt là Enterprise Resource Planning là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là một phần mềm quản lý tổng thể tài nguyên doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được các nguồn lực của mình. Từ đó đưa ra các kế hoạch khai thác tài nguyên một các hợp lý từ các quy trình nghiệp vụ đã xây dựng trong hệ thống.

Hiện tại khái niệm ERP cũng chỉ là một khái niệm mơ hồ cho nhiều người, có nhiều doanh nghiệp chỉ áp dụng vài phân hệ nghiệp vụ để quản lý cho doanh nghiệp mình, hoặc sử dụng các phần mềm quản lý khác nhau sau đó kết hợp lại một cách rời rạc nhưng cũng cho là đã ứng dụng ERP. Để hiểu rõ hơn ta hãy phân tích ý nghĩa của các từ kết hợp thành ERP như sau:

R (Resource – Tài nguyên): Resource có nghĩa là nguồn lực như tài chính, nhân sự, công nghệ, phần cứng, dữ liệu, thông tin, ... Vì vậy khi ứng dụng ERP thì phải làm sao biến các nguồn lực này thành các tài nguyên có giá trị cao cho doanh nghiệp.

P (Planning – Hoạch định): Chúng ta phải tính toán, hoạch định báo cáo các khả năng phát sinh trong quá trình điều hành, sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp. Chẳng hạn như khi ứng dụng ERP thì sẽ tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho nhà máy sản xuất để cung cấp đầy đủ cho các đơn hàng của nhà cung cấp. Phải hoạch định ra kế hoạch sản xuất sao cho hợp lý, không thiếu cũng như không thừa để đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Hoạch định ra chiến lượt kinh doanh, chính sách giá, chiết khấu, ...

E (Enterprise – Doanh nghiệp): Doanh nghiệp là mục đích cuối cùng của ERP, làm sao kết hợp tất cả các phòng ban, tất cả các chức năng nghiệp vụ của doanh nghiệp vào chung một hệ thống máy tính duy nghất mà có thề đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của các phòng ban.

Tóm lại, để hiểu một cách đơn giản thì ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định  nguồn lực là cơ bản. Những gì quang trọng nhất trong hoạt động doanh nghiệp đều được ERP quản lý, với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc phân hệ hay chức năng của hệ thống ERP có thể khác nhau.

Như vậy để xây dựng lên một hệ thống phần mềm ERP quả thực là một công việc hết sức khó khăn. Một hệ thống duy nhất mà phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau từ tài chính kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh, ... Xây dựng một hệ thống mà dùng chung cở sở dữ liệu, kế thừa dữ liệu từ các phòng ban lại với nhau.

Các phân hệ tiêu biểu của ERP

Các phân hệ, chức năng tiêu biểu của một hệ thống ERP xây dựng ở Việt Nam có thể như sau:

-          Kế toán tài chính

-          Quản lý bán hàng và phân phối

-          Quản lý mua hàng

-          Quản lý hàng tồn kho

-          Lập kế hoạch và quản lý sản xuất

-          Kiểm soát chất lượng

-          Nghiên cứu và phát triển

-          Quản lý dự án

-          Quản lý dịch vụ

-          Quản lý nhân sự

-          Báo cáo quản trị

-          Báo cáo thuế

Lợi ích khi ứng dụng ERP

Năng suất lao động sẽ tăng cao do dữ liệu đầu vào chỉ cập nhật một lần cho mọi giao dịch có liên quan, loại bỏ các sai sót, đồng thời các báo cáo thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, ... đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực nguyên liệu, nhân công, máy móc, ...  đưa ra các kế hoạch sản xuất, kinh doanh hợp lý.

Các thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp được tập trung một chỗ, cho nên việc chia sẻ thông tin cho đối tác, khách hàng một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo thuận lợi cho công việc kinh doanh.